Вебинар, или веб-семинар — это on-line мероприятие, проходящее в сети Интернет, в процессе которого каждый участник может находиться на своём рабочем месте за компьютером. Вебинары позволяют проводить онлайн-презентации (Power Point), сейлс-митинги, тренинги, синхронно просматривать сайты, видеофайлы и изображения, совместно работать с документами и приложениями (Word, Excel и др.). В вебинаре могут принимать участие от одного до нескольких сотен человек, из них один или несколько выступают в качестве ведущих вебинара (спикеры).

При этом для участия в вебинаре пользователю достаточно компьютера с наушниками/колонками, доступом в Интернет и установленным Adobe Flash Player, который уже имеется у большинства пользователей Интернет. Если слушатель хочет принимать участие в аудио или видеоконференции во время вебинара, он должен иметь дополнительно микрофон и Web-камеру.

Задачу проведения успешного вебинара Webter мы разобьем на несколько разделов:

1. Подготовка к проведению вебинара
2. Непосредственно проведение вебинара
3. Подведение итогов (получение обратной связи от участников вебинара, оценка эффективности вебинара)

I Подготовка к проведению вебинара Webter

1. Реклама Вашего вебинара
Вне зависимости от того, для кого Вы собираетесь проводить свой вебинар, необходимо провести небольшую рекламную компанию: изложить основные пункты семинара, объяснить полезность данной встречи для целевой аудитории. Обязательно указать время начала, продолжительность и имена ведущих вебинара.

2. Регистрация на вебинар
Приглашения на вебинар рекомендуется рассылать за 1 неделю, с напоминанием за 1 день и за 1 час до начала встречи. Но при этом практика показывает, чем ближе к началу вебинара произошла регистрация пользователя, тем больше вероятность его непосредственного участия.

3. Проведение тестового вебинара
Несмотря на кажущуюся легкость в проведении вебинаров, мы рекомендуем провести тестовый вебинар для проверки вебкамеры, звука, возможности показа презентации, рабочего стола и т. д. Данный тестовый вебинар снижает риски технических «неполадок» и дает возможность настроить все параметры заранее.

4. Организация рабочего места

При использовании вебкамеры желательно заранее позаботиться о том, что видят посетители вебинара и о Вашем ощущении перед камерой во время встречи.
1.  Микрофон с наушниками должен быть закреплен на голове, чтобы руки оставались свободными и громкость звука не менялась в зависимости от Вашего положения.
2.  Заранее приготовьте кружку чая или стакан с водой, т. к. голос во время выступления пропадает всегда неожиданно.
3.  Все, что находится у Вас за спиной и на столе, видят участники вебинара, так что следует навести порядок и убрать сувениры.
4.   Проверьте, чтобы освещенность помещения была достаточной для передачи изображения вебкамерой.
5.   Заблаговременно приготовьте табличку «Вход строго запрещен», чтобы во время вебинара в комнату не зашли веселые коллеги или ребенок с кошкой или барабаном

5. Продолжительность вебинара
Оптимальным вариантом продолжительности вебинара является 45 минут. В течение этого времени можно удерживать внимание аудитории достаточно эффективно. Плюс после доклада (семинара) еще около 15 минут могут занимать ответы на вопросы.

6. Подготовка презентации тренинга
Успех вебинара, в первую очередь, зависит от излагаемого материала и от харизмы докладчика. Как и при обычном (живом) семинаре/презентации, аудитории интересно будет слушать рассказ, а не чтение докладчика. Так что выступление необходимо отрепетировать заранее перед знакомыми или прослушать собственное выступление и поработать над ошибками.

7. Подготовка и отправка раздаточного материала
На большинстве платформ по проведению вебинаров при регистрации участников есть обязательное поле для указания e-mail. Поэтому при проведении обучающего вебинара или тренинга следует предусмотреть возможность отправки раздаточных материалов заблаговременно для ознакомления и экономии времени на самом вебинаре.

II Непосредственно проведение вебинара Webter

1. Первые пять минут вебинара
Как показывает практика, у людей обычно опаздывают на запланированные вебинары. Поэтому в течение первых 5-7 минут нет смысла начинать основную тему встречи. Лучше провести проверку связи участников с помощью чата, поговорить на отвлеченные темы или пропиарить будущие вебинары, компанию или новые продукты.

2. Наличие помощника
Во время вебинара большинство пользователей задает вопросы через чат. Чат можно оставить открытым для всех участников или сделать видимым только для ведущего (это зависит от специфики вашего вебинара). Помощник Вам необходим в любом случае. Помощник помогает пользователям решить технические проблемы, и он может отслеживать вопросы и либо прерывать ведущего для ответа на эти вопросы, либо озвучить их в конце встречи.

3. Активное участие посетителей
Одним из способов удержания интереса и внимания слушателей к вебинару является их активное участие в обсуждении темы. Очень важно задавать участникам вопросы и инициировать обсуждение главной темы. Вопросы не должны быть сложными, и процесс обсуждения нужно контролировать, чтобы слушатели не отклонялись от темы.

4. Визуальное сопровождение
Специфика вебинаров накладывает некоторые особенности при подготовке презентации. В отличие от обычных «живых» встреч у ведущего меньше возможностей повлиять на участников. Но у вас есть возможность обеспечить голосовое и визуальное сопровождение презентации на экране (с помощью вебкамеры непросто установить невербальный контакт). Так что в презентациях для вебинаров нужно использовать больше визуальной информации, чем при традиционных мероприятиях.

5. Невербальный контакт
а. При использовании вебкамеры смотрите на зрителя, а это значит в камеру!
б. Проводите вебинар так, как будто перед Вами находится аудитория в 30-50 человек. Ваши жесты должны помогать слушателям, но учитывайте скорость передачи данных, чтобы Вы не превращались на экранах участников в одно большое энергетическое пятно.

6. Ответы на вопросы
При ответах на вопросы в чате дублируйте свой ответ по микрофону. Это увеличивает вероятность, что Ваш ответ услышат/увидят все участники вебинара. При этом ни у кого не возникнет впечатление, что техническая пауза вызвана неполадками связи.

7. Сохранение темпа проведения вебинара
Важным фактором для удержания внимания аудитории является темп проведения вебинара. Не допускайте длинных пауз, это способствует потере связи со слушателями. Паузы должны быть короткими, они не должны усыплять аудиторию и вызывать впечатление о неполадках в канале передаче данных.

III. Завершение вебинара Webter и подведение итогов

1. Завершение основной части вебинара

После того, как Вы завершили доклад по основной теме вебинара, можно ответить на накопившиеся вопросы или инициировать обсуждение главной темы. При отсутствии вопросов поднимите наиболее актуальные темы, раскройте вопросы, которые задавали на предыдущих вебинарах. Главное, чтобы был задан первый вопрос, и началось обсуждение темы. При желании можете попросить знакомого об участии в вебинаре, который начнет задавать интересные на Ваш взгляд вопросы. Но при интересной теме вебинара услуги Вашего знакомого не должны понадобиться.

2. Завершение вебинара
Если возникает пауза и новых конструктивных вопросов не поступает, то самое время поблагодарить слушателей и завершить вебинар. При желании, в конце встречи можно проанонсировать будущие вебинары или другую информацию.

3. Расчет эффективности вебинара
Разработайте методы оценки эффективности Ваших вебинаров. Это позволит Вам правильно определять целевую аудиторию, работать над ошибками и грамотно распределять ресурсы компании. Методы оценки могут быть аналогичными традиционным «живым» презентациям, тренингам и т. д.